Guard – Office Assistant (Iraq national ONLY)

Purpose of Division:

Islamic Relief Worldwide (IRW) is an international relief and development charity which envisages a caring world where people unite to respond to the suffering of others, empowering them to fulfil their potential. We are an independent Non-Governmental Organization (NGO) founded in the UK in 1984 . Working in 47 countries, we promote sustainable economic and social development by working with local communities to eradicate poverty, illiteracy and disease. We also respond to disasters and emergencies, helping people in crisis. Islamic Relief provides support regardless of religion, ethnicity or gender and without expecting anything in return.
Islamic Relief’s (IR) has been working in Iraq for more than 14 years. IR was on the ground throughout the military incursions and is one of the few aid agencies that continued working during and after the 2003 war.
Islamic Relief Worldwide Iraq is implementing several projects in the sector of Food, WASH, Health, Education, GBV, and shelters.

JOB PURPOSE:

Islamic Relief Iraq (IRI) is seeking a potential Guard/ Office Assistant to ensure the office is kept in a security and safety condition. تبحث منظمة الإغاثة الإسلامية في العراق (IRI) عن حارس محتمل لضمان الحفاظ على المكتب في حالة من الأمن والسلامة.

KEY ACCOUNTABILITIES:

• Under the direct supervision of the project manager of Islamic Relief Iraq in Thi Qar, the hired Guard/ Office Assistant will

be responsible for the following duties:

• Handle interior and exterior security through manual observation and use of on-site cameras during his stay at the office reception area.
• Checking to make sure that certain doors are locked when they are supposed to be.
• Take accurate notes of unusual occurrences.
• The Hired person will be responsible of switching off all the electricity plugs, ACs, and Equipment as well as lock the main gate and other Gates properly before leaving the office.
• Perform other related duties as required.
• Carries mobile phone at all times, switched on and charged to be ready for any on call duties.
• Reports any accident, even minor, to his line manager as quickly as possible and completes necessary reports.
• The guard/ Office Assistant should make sure that fulfilment of his tasks is carried out with full care preserving the confidentiality of all matters related to IRI`s operations.
• The guard/ Office Assistant will be responsible on all maintenance needs in Thi Qar office, he will be responsible on operating electrical generator (fuel, switch on and switch off) and take care for any safety requirements.
• Provide support to all staff in Thi Qar office including photocopying, scanning the documents, capturing photos for the project activities and carry activity supplies to the field.

ألمسؤليات ألأساسية

تحت الإشراف المباشر لمدير مشروع منظمة الإغاثة الإسلامية في العراق في ديالى، سيتم تعيين الحرس ليكون مسؤولاً عن المهام التالية:

– التعامل مع الأمن الداخلي والخارجي من خلال المراقبة اليدوية واستخدام الكاميرات الموجودة في الموقع أثناء إقامته في منطقة الاستقبال بالمكتب.

– التحقق للتأكد من أن بعض الأبواب مغلقة في الوقت المفترض لها.

– تدوين ملاحظات دقيقة عن الأحداث غير العادية.

– سيكون الشخص المستأجر مسؤولاً عن إيقاف تشغيل جميع مقابس الكهرباء وأجهزة التكييف والمعدات بالإضافة إلى قفل البوابة الرئيسية والبوابات الأخرى بشكل صحيح قبل مغادرة المكتب.

–               تنفيذ واجبات اخرى ذات صلة كما هو مطلوب.

– يحمل الهاتف المحمول في جميع الأوقات، قيد التشغيل والشحن ليكون جاهزًا لأي واجبات عند الطلب.

– الإبلاغ عن أي حادث، حتى لو كان بسيطًا، إلى مديره المباشر في أسرع وقت ممكن واستكمال التقارير اللازمة.

– يجب على الحارس التأكد من أن تنفيذ مهامه يتم بعناية تامة والحفاظ على سرية جميع الأمور المتعلقة بالمنظمة.

– سيكون الحارس مسؤولاً عن جميع احتياجات الصيانة في مكتب ديالى، وسيكون مسؤولاً عن تشغيل المولدة الكهربائية (الوقود والتشغيل والإيقاف) والاعتناء بأي متطلبات تتعلق بالسلامة.

-تقديم الدعم لجميع الموظفين في مكتب ذي قار بما في ذلك التصوير ومسح المستندات ضوئيا والتقاط الصور لأنشطة المشروع وحمل لوازم النشاط إلى الميدان.

Service Elements:

• Supervision Received: Daily supervision by the project manager or person as substitute. Must be a self-starter and ale to set priorities in working schedule.
• Available Guidelines: Basic guidelines include Administrative Field Manual, correspondence, manuals, etc. there are also a variety of unwritten policies, precedents and practices.
• Authority to Make Commitments: As delegated by the Supervisor.
• Nature, Level and Purpose of Contacts: Required to deal personally with peers and Colleagues from all IRI offices in the region of assignment, implementing partners and other necessary organizations, including government under the guidance and supervision of the Country Administrative Coordinator.
• Working hours and days: 5 days a week from 4:00 PM until the last staff leave the office with standby availability during the weekends and off days.
• Note overtime: Not Available.

جزئيات الخدمة

– الإشراف: الإشراف اليومي من قبل مدير المشروع أو الشخص البديل. يجب أن تكون مبتدئًا ومتمكنًا لتحديد الأولويات في جدول العمل.

– الإرشادات المتاحة: تتضمن الإرشادات الأساسية الدليل الميداني الإداري والمراسلات والأدلة وما إلى ذلك. وهناك أيضًا مجموعة متنوعة من السياسات والسوابق والممارسات غير المكتوبة.

– صلاحية تقديم الالتزامات: حسب تفويض المشرف.

– طبيعة الاتصالات ومستوىها والغرض منها: مطلوب التعامل شخصيًا مع الأقران والزملاء من جميع مكاتب IRI في منطقة المهمة والشركاء المنفذين والمنظمات الضرورية الأخرى، بما في ذلك الحكومة تحت توجيه وإشراف المنسق الإداري القطري.

– ساعات وأيام العمل: 5 أيام في الأسبوع من الساعة08:00 صباحا الى 04:30 مساءً حتى مغادرة آخر موظف للمكتب مع توفر الاستعداد خلال عطلات نهاية الأسبوع وأيام الإجازة.

– ملاحظة العمل الإضافي: غير متزفرة.

PERSON SPECIFICATION

1. A) EDUCATION/TRAINING ألتعليم و التدريبات

Required: مطلوبة

• High school degree with good ability to read and writ Arabic. شهادة أعدادية مع القدرة على القراءة و الكتابة باللغة العربية.
• B) EXPERIENCE الخبرات

• Proven working experience as a Guard/ Office Assistant. اعمال سابقة كحارس أمني.

Professional Qualifications  

• Surveillance detection skills.
• Previous training in safety and security.
• Stable, moral and robust character and a good team-player.
• Excellent communication skills, calm with a good sense of humor.
• Proven commitment to accountability practices.
• Fluent in Arabic (English language is an advantage)
• Ability to work under pressure.
• Good knowledge of operating and maintaining a range of safety and security equipment, including the use CCTV system, fire alarms etc.
• Excellent knowledge of safety and security procedures and protocols.
• The candidate must be in a good physical condition.

المهارات الشخصية

– مهارات الكشف والمراقبة.

– التدريب السابق في مجال السلامة والأمن.

– شخصية مستقرة وأخلاقية وقوية ولاعب فريق جيد.

– مهارات تواصل ممتازة وهدوء مع روح الدعابة.

– التزام مثبت بممارسات المساءلة.

– إتقان اللغة والعربية (اللغة الإنجليزية هي ميزة ايجابية)

-القدرة على العمل تحت الضغط.

– معرفة جيدة بتشغيل وصيانة مجموعة من معدات السلامة والأمن، بما في ذلك استخدام نظام الدوائر التلفزيونية المغلقة وأجهزة إنذار الحريق وما إلى ذلك.

– معرفة ممتازة بإجراءات وبروتوكولات السلامة والأمن.

– يجب أن يكون المرشح في حالة بدنية جيدة.

1. D) COMPETENCIES ألكفاءة

Core Values (Required):

•     الألتزام الجيد
• Diversity and Inclusion. الأندماج مع الأختلاف
• Integrity ألنزاهة

Core Competencies (Required):

• التواصل الجيد
• Working with People. العمل مع الأشخاص
• Drive for Results. يقود الى النتائج في العمل

Functional Competencies (Required):

1. E) CONTACTS/KEY RELATIONSHIPS
2. F) PROBLEM SOLVING (Thinking Environment)

G) WORKING CONDITIONS AND LEVEL OF TRAVEL REQUIRED