Human Resources Coordinator Assistant

Main Purpose of the position:

Implement general administrative procedures in order to ensure documentary traceability as well as compliance with local labor, social security and fiscal regulations, under the HR Coordinator’s supervision.

الهدف الرئيسي من المنصب : تنفيذ الإجراءات الإدارية العامة لضمان التتبع الوثائقي وكذلك الامتثال للوائح العمل المحلية والضمان الاجتماعي واللوائح المالية، تحت إشراف منسق الموارد البشرية.

Section/Context Specific Accountabilities

• Ensures all staff data on Homere is up to date
• Ensures all payroll variables are collected, encoded, salaries processed as per monthly payroll calendar
• Organize the filing for all staff files, social security and income tax documents, contracts for both locally hired staff and service agreements
• Ensures all new hire onboarding documents and files are organizaed
• Ensures all housing, external services agreements are filed and archived
• Support administrative part of recruitment and hiring, manage filing of documentation
• Manage and follow up on the Admin stock, coordinate with supply department for the needed items, consumption checks and create follow up sheets
• Supervise cleaners and cook daily tasks, leaves and schedule
• Prepare monthly and annual reporting for Social security and ensure follow-ups in the right manner
• Prepare monthly reporting for Income tax and liaise with FinCo Assistant where required
• Work closely and act as a back-up to support the Admin Transit where required
• Support the HR Assistants in the project with labor law, social security related follow-up in Baghdad
• Assist the HRCo with locally hired staff in HR, learning & development matters and administrative tasks
• Support the HRCo in rolling out new/revised regulations, guidelines and policies in the mission
• Support the HRCo in implementing the L&D policies and program
• Support the HRCo in overall digitizing of HR files in the mission
• Assist the HRCo in implementing fit to purpose programs and maintaining safe work environments to ensure conducive atmosphere the resonates with MSF ethos.
• Support the HR department as required

المسؤوليات المحددة للقسم/السياق

• يضمن تحديث كافة بيانات الموظفين على برنامج Homere.
• يضمن جمع كافة متغيرات كشوف المرتبات، وترميزها، وتجهيز الرواتب وفقا لتقويم الرواتب الشهرية.
• تنظيم حفظ جميع ملفات الموظفين، ووثائق الضمان الاجتماعي وضريبة الدخل، والعقود الخاصة بالموظفين المعينين محلياً واتفاقات تقديم الخدمة.
• يضمن تنظيم جميع الملفات المتعلقة بتعيين الموظفين الجدد.
• يضمن ارشفة وحفظ جميع اتفاقيات السكن واتفاقيات تقديم الخدمات الخارجية.
• دعم الجزء الإداري من التوظيف ، وإدارة حفظ الوثائق.
• إدارة ومتابعة المخزن، والتنسيق مع قسم التوريد بخصوص المواد المطلوبة، ومتابعة الاستهلاك واعداد تقارير المتابعة.
• الإشراف على المنظفين والطباخة بخصوص المهام اليومية والإجازات وجدول العمل.
• إعداد التقارير الشهرية والسنوية للضمان الاجتماعي والتأكد من المتابعة بالطريقة الصحيحة.
• إعداد التقارير الشهرية لضريبة الدخل والتواصل بمساعد FinCo عند الحاجة.
• العمل مع و احتياطي عن موظف التنقلات عند الحاجة.
• دعم مساعدي الموارد البشرية في المشروع مع قانون العمل والمتابعة المتعلقة بالضمان الاجتماعي في بغداد.
• مساعدة HRCo مع الموظفين المعينين محلياً في الموارد البشرية ومسائل التعلم والتطوير والمهام الإدارية.
• مساعدة HRCo في طرح اللوائح والمبادئ التوجيهية والسياسات الجديدة/المنقحة في البعثة.
• مساعدة HRCo في تنفيذ سياسات وبرنامج التعلم والتطوير.
• مساعدة HRCo في رقمنة ملفات الموارد البشرية في البعثة بشكل عام.
• مساعدة HRCo في تنفيذ البرامج الملائمة للغرض والحفاظ على بيئات عمل آمنة لضمان جو ملائم يتوافق مع روح منظمة أطباء بلا حدود.
• دعم قسم الموارد البشرية كما هو مطلوب.

Requirements:                                                                                                                                                     : المتطلبات