CIPE

322 views
Program Associate, Iraq

Job Overview

Company Overview 

The Center for International Private Enterprise (CIPE) strengthens democracy around the globe through private enterprise and market-oriented reform. CIPE is one of the four core institutes of the National Endowment for Democracy and an affiliate of the U.S. Chamber of Commerce. Since 1983, CIPE has worked with business leaders, policymakers, and civil society to build the institutions vital to a democratic society. CIPE’s key program areas include enterprise ecosystems, democratic governance, business advocacy, anti-corruption & ethics, and trade.

Position: Program Associate, Iraq

Reports to: Country Director, Iraq

Scope: Based in Baghdad, Iraq, the Iraq Program Associate will work in coordination with both the CIPE Iraq and Washington, DC based program teams to support the planning, design, implementation, and administrative duties of CIPE Iraq programs designed to promote democracy through private enterprise and market-oriented reforms. Key areas of CIPE programming in Iraq involve technical assistance and capacity building for private sector networks, business associations, and other civil society organizations. The Program Associate is also responsible for several administrative and reporting duties, including the collection of reports from partners, sending said reports and other key documents to CIPE DC staff, providing weekly updates on the programs, maintaining financial and reporting files, translation of documents between Arabic and English, preparing monthly financial reports, and other key tasks and responsibilities. As a member of CIPE’s Iraq field office, the Program Associate will support the Program Coordinator and Country Director in representing CIPE with implementing partners, donors, contracted service providers and vendors, and other stakeholders.

Responsibilities: 

Office Administration and Logistical Support 

  • Track and ensure payment of vendor and contractual invoices for field office and other program expenditures.
  • Complete program and travel reconciliations in coordination with the Washington, D.C. based Program Associate/Associate Program Officer.
  • Create and maintain financial, correspondence and contract files, both in paper form and electronically.
  • Coordinate local travel arrangements, events, and local meeting logistics.
  • Assist Country Director (CD) with financial and narrative reporting to the Iraqi Government as part of CIPE’s registration obligations.
  • Prepare and send regular weekly progress reports on the ongoing projects with CIPE partners.
  • Translation of reports and documents when needed from Arabic to English or vice versa.
  • Prepare monthly liquidation reports and share them with the CD and relevant staff at CIPE.

Program and Grant Administration and Implementation 

  • Prepare materials for program events, including agendas, participants’ lists, and handouts.
  • Draft event/trip reports for submission to the Washington, D.C. office.
  • Assist Iraq Field Office staff with data collection for program monitoring and evaluation plans.
  • Assist in writing and compiling quarterly and biannual funder reports.
  • Contribute to the development of program concept papers and proposals, including budgets, monitoring and evaluation plans, and additional documentation as needed.
  • Provide weekly updates on Iraq’s political and economic news to the CIPE Washington, D.C. office.

CIPE Representation 

  • Provide research and background ahead of the CD’s speaking engagements and event attendance.
  • Organize and maintain Iraq program contacts.
  • Adhere to appropriate office procedures, CIPE and donor organization policies and procedures.
  • Collaborate with multiple CIPE departments to achieve programmatic goals, including Communications, Grants and Finance, Knowledge Management, and other regional teams.
  • Adhere to appropriate office procedures, CIPE and donor organization policies, and procedures.

Qualifications:

  • Bachelor’s degree in one the following fields is required: International Relations, International Business, Economic Development, Finance, Political Science, Public Policy, or Law.
  • Minimum 1 to 2 years of administrative office experience required, particularly in supporting international development programs preferred.
  • Strong English writing and verbal skills required.
  • Ability to take initiative to handle multiple, detail-oriented tasks simultaneously with limited supervision.
  • Ability to work well under pressure in a fast-paced environment.
  • Demonstrated strong critical thinking and analytical skills.
  • Strong financial acumen and ability to develop and monitor project budgets.
  • Strong organizational, interpersonal and communication skills.
  • Ability to work in a diverse team environment.
  • Strong computer skills, specifically working with MS-Office, especially Word, Excel, and Outlook, and Adobe.

 

المسؤوليات:

إدارة المكتب والدعم اللوجستي

المتابعة والتأكد من دفع فواتير المتعهدين وفواتير المتعاقدين لمصروفات المكتب والبرامج  *

استكمال تسويات البرنامج  والسفر مع مساعد البرنامج ومساعد مدير البرنامج في واشنطن *

التهيئة والمحافظة على الوثائق المالية، والمراسلات والعقود بصيغتيها الورقية والالكترونية. *

التنسيق اللوجستي للرحلات المحلية، والنشاطات والاجتماعات المحلية. *

مساعدة ممثل البلد في التقارير المالية والإدارية الى الحكومة العراقية كجزء من واجبات تسجيل منظمة مركز المشروعات الدولية الخاصة. *

ارسال التقارير الاسبوعية الخاصة بتحديثات البرامج مع المتعاقدين. *

ترجمة التقارير والملفات عند الطلب من العربية الى الانكليزية، او العكس. *

اعداد التقارير المالية الشهرية ومشاركتها مع مدير مكتب العراق والكوادر المختصة في المركز. *

إدارة وتنفيذ المنح والبرامج

تهيئة مواد نشاطات البرنامج ومنها جداول الاعمال، قائمة الحاضرين، والمنشورات *

كتابة تقارير النشاطات ورحلات السفر وتقديمها الى مكتب واشنطن *

مساعدة العاملين في فرع العراق في جمع المعلومات لمراقبة أداء البرامج ولتقييم الخطط *

المساعدة في كتابة وجمع التقارير الربع سنوية والنصف سنوية للممولين *

المساعدة في تطوير عروض البرنامج واوراق المفاهيم والتي تتضمن الميزانيات، خطط المراقبة والتقييم والأوراق الثبوتية الأخرى كما يتطلب *

توفير تقارير أسبوعية عن اخبار اوضاع العراق الاقتصادية والسياسية الى المكتب الرئيس في واشنطن *

تمثيل منظمة مركز المشروعات الدولية الخاصة

توفير البحوث والمعلومات الأولية قبل مؤتمرات فرع العراق وندواته وحضور النشاطات. *

إدارة معلومات تواصل برنامج فرع العراق. *

الالتزام بإجراءات فرع العراق المناسبة وسياسات المنظمات المانحة واجراءاتها. *

التعاون مع إدارات المنظمة المتعددة لتحقيق أهداف البرامج، بما في ذلك الاتصالات والمنح والتمويل وإدارة المعرفة والفرق الإقليمية الأخرى. *

الالتزام بالإجراءات المكتبية المناسبة وسياسات وإجراءات منظمة مركز المشروعات الدولية الخاصة والمنظمة المانحة. *

المؤهلات المطلوبة

ان يكون المتقدم حاصلاً على درجة البكالوريوس في أحد المجالات التالية: العلاقات الدولية، الأعمال التجارية الدولية، التنمية الاقتصادية، المالية ،العلوم السياسية، السياسة العامة، أو القانون.

الحد الأدنى من الخبرة العملية المطلوبة من سنة إلى سنتينمن العمل الادراي ومنالمفضل ان يكونفي دعم برامج التنمية الدولية.

ان يكون ذا مهارات عالية في اللغة الإنجليزية بما في ذلك التحدث والكتابة. *

القدرة على المبادرة في التعامل مع مهام متعددة في وقت واحد  وباشراف محدود مع الإحاطة بكافة تفاصيلها. *

القدرة على العمل بشكل جيد تحت الضغط وفي بيئة سريعة المتغيرات. *

أظهار القدرة على التفكير النقدي والتحليل. *

المهارة المالية القوية والقدرة على تطوير ومراقبة ميزانيات المشاريع.. *

مهارات  شخصية وتنظيمية قوية مع القدرة على التواصل بشكل فعال.  *

 القدرة على العمل  والانسجام مع فرق عمل متنوعة. *

مهارات التعامل مع برامج الحاسوب المختلفةـ، خاصة العمل مع MS-Office ، وخاصة Word و Excel و Outlook و Adobe.

Get social with us